О бесценном вкладе логистики в рентабельность предприятия можно говорить долго, но ее явные преимущества – это снижение денежных расходов на транспортировку, перемещение, хранение товара и так до бесконечности (все зависит от объемов фирмы).

Можно сказать с уверенностью, что современная компания, которая хочет конкурировать с другими участниками рынка, при этом удовлетворяя запросы клиентов, которые возрастают с каждым днем, не может обойтись без отдела логистики или отдельно взятого специалиста. Логистика – молодая и стремительно набирающая обороты сфера, которая приходит на помощь разнокалиберным компаниям и с громким именем, и тем, кто только делает первые шаги на рынке товаров и услуг.

Не так давно на смену советским предприятиям пришли иностранные компании, готовые инвестировать в развития бизнеса в Украине, создавая по стране множество рабочих мест. В страну массово начали экспорт различных товаров, которые ранее были в большом дефиците. В связи с этим появилась необходимость в специалистах совершенно нового уровня, которые смогут организовывать и координировать процесс доставки груза от производителя к потребителю.

Естественно, компаниям такого уровня нужно было еще соответствовать. Так, в нашем лексиконе появились такие до этого не известные нам специальности, как «менеджер», «маркетолог», «логист». Не смотря на это, многие предприятия до сих пор находятся в стадии перехода от постсоветских методов работы как предприятия целиком, так и его отдельных подразделений.

< Чтобы оценить роль логистики в бизнесе, нужно условно разделить все процессы на элементы Если сравнить уровень жизни украинцев и европейцев, последние, безусловно, в выигрыше, потому что у них каждый занимается своим делом. У нас же все еще встречаются остаточные явления постсоветских методов работы, при которых из человека пытаются сделать «универсального солдата» с целью экономии денежных средств путем возложения на одного сотрудника разных функций, порой совсем ему чуждых. На первый взгляд, экономия явная, но так ли это на самом деле?

Кто сталкивался с вопросом доставки товара от производителя к конечному покупателю, знакомы не понаслышке со всеми сложностями данного процесса начиная с выбора вида транспорта – будь то море, автодорога, железная дорога или бескрайние небесые просторы. Весь вопрос в том, как быстро вам необходимо получить товар и какую цену вы за это готовы заплатить.

Такая наука, как логистика, способна решить все вопросы, связные с доставкой груза, оптимизировать как сам процесс, так и сопутствующие процессы, позволяющие сократить время и деньги. В свою очередь перед предпринимателями, для которых данный вопрос актуален, стоит проблема выбора – организовать свой отдел логистики (в зависимости от объема компании функции отдела может выполнять и один специалист) либо обратиться за помощью к логистической компании.

Начало пути

С чего стоит начать, если вы решили, что своя рубашка ближе к телу и в услугах посторонних фирм вы не нуждаетесь?

Первым шагом на пути становления логистического отдела будет определение его места в компании и уровня влияния на пути предприятия к своей цели, а также построение плана его стратегического развития, дабы предупредить выход за рамки текущих процессов.

Чтобы оценить роль логистики в бизнесе, нужно условно разделить все процессы на такие элементы, как:

  • потенциал фирмы, ведь без должной компетенции оптимизировать бизнес-процессы будет не так-то просто, а то и вообще не получится;
  • бизнес-процессы также нуждаются в оптимизации, если мы имеем стратегию дальнейшего развития;
  • клиенты – мы должны построить работу таким образом, чтобы найти подход и удовлетворить даже самых требовательных клиентов;
  • финансы– тут нужно до деталей просчитать, каким образом мы должны построить работу, чтобы в результате довольными были и кредиторы, и акционеры компании. Составив схему из подобных элементов, будет очевидно, что компания будет увеличивать свою прибыль, если сумеет в большей мере удовлетворять нынешних своих клиентов и оптимизировать затраты по всему пути поставки.

В результате цель отдела и его миссия в компании будет определена. Хотя на этом этапе существует риск упущения потенциально возможной прибыли по причине несогласованности в компании в целом и ее отдельных подразделений.

Следующим шагом станет определение, какими процессами будет управлять отдел логистики. Последний в свою очередь управляет такими функциями, как логистические коммуникации, обработка заявок, прогнозирование спроса, выбор месторасположения складских и производственных помещений, складирование, а также хранение товара и многие другие, тут уже только директор может спрогнозировать влияние каждой отдельной функции на бизнес-процессы. Это поможет ему в дальнейшем определить обязательства логистов и их полномочия.

Компания будет увеличивать свою прибыль, если сумеет в большей мере удовлетворять нынешних своих клиентов и оптимизировать затраты по всему пути поставки

В итоге вы получаете перечень бизнес- процессов и согласованных обязанностей и прав логистов. Но и на этом этапе вас подстерегает риск потери прибыли по причине недостаточного контроля над основными функциями.

Шагаем дальше – определяем стратегические цели компании. На этом этапе вы должны определить целевые показатели предприятия, учитывая ресурсы отдела логистики. Итогом будет согласованный план отдела. Здесь вы рискуете потерять доход из-за отсутствия фокусирования на основной цели компании.

Четвертым шагом на пути становления отдела логистики будет формирование организационной структуры.

«Короля делает свита», так и в вашем случае, директор компании должен четко понимать, какие специалисты ему нужны, ведь в дальнейшем реализация всех поставленных задач будет зависеть от самих сотрудников, которые в свою очередь должны понимать поставленные перед ними задачи, а не формально их исполнять. Поэтому здесь необходимо, чтобы в наличии был план развития каждого сотрудника отдела.

Конечным результатом на этом этапе будет четко согласованная организационная структура с разработанным планом по заполнению вакантных мест, обучению набранного персонала и предоставлением новым сотрудникам их должностных обязанностей. Но и здесь присутствует риск несоответствия разработанной организационной структуры правам и обязанностям работников подразделения, низкая эффективность коммуникаций, а также недостаточный контроль директора над процессами.

Далее директор должен формализовать основные процессы и регламентировать все основные процедуры. Сделать это нужно таким образом, чтобы все процедуры описывались не самим директором, а начальниками отделов, не зависели от конкретных сотрудников подразделения.

В результате будут получены формализованные согласованные процедуры работы. Риск здесь присутствует в зависимости от самого сотрудника, возможна потеря эффективности в работе из-за неформализованных или несогласованных стандартов в работе.

Последним шагом будет решение стратегических задач. Успешно завершив все шаги, отдел может переходить в текущий режим работы – приступать к стратегическим и тактическим задачам. На этом этапе и в дальнейшем необходимо контролировать эффективность работы отдела в целом и каждого отдельно взятого специалиста.

Основной задачей каждого логиста есть координирование работы каждого отдела и обработка полученной информации, что имеет отношение к товарному потоку. В полномочия специалиста входят снижение затрат на всех уровнях реализации бизнес-процессов, координирование плана производства, а также продаж и закупок. Логист способен оптимизировать финансовые показатели, работу производства, транспорта и склада. Если на любом уровне такой цепочки происходит сбой, будь то дополнительные финансовые затраты или задержка товара, – это является ошибкой логиста.

Директор, создавая отдел логистики, должен предоставить сотрудникам достаточно прав, чтобы они могли принимать решения самостоятельно. А отдел логистики в свою очередь подчиняться исключительно первому лицу компании, так как если руководить отделом будет, скажем, коммерческий директор, то возможно лоббирование интересов, к примеру, отдела сбыта и т. д.

Естественно, что количество структурных отделов зависит напрямую от самой компании. Для маленького производства достаточно будет и одного отдела, тогда как для крупной организации есть смысл создать сразу несколько взаимодополняющих друг друга подразделений. Это могут быть отделы закупки, транспортировки, сбыта продукции и т. д., важным условием при создании которых является согласование планов отделами. Но и здесь нас подстерегают подводные камни. В силу специфики деятельности своя логистическая служба может потребовать за выполнение предоставляемых услуг больше, нежели могут предложить экспедиторские компании. Многие директоры сталкивались с проблемой невозможности отслеживания реальной стоимости услуг, в случае, когда служба логистики включает в себя автопарк и склад.

В ряде случаев логистические операции выгоднее передать на аутсорсинг. Аутсорсинговая компания более мотивирована в вопросах повышения эффективности работы по сравнению с собственными подразделениями, ведь она несет финансовую ответственность за качество предоставляемых услуг и плюс дает на это юридическую гарантию.

Первым делом прибегнуть к услугам будет целесообразно компаниям, которые планируют расширяться, естественно, это будут в первую очередь фирмы малого и среднего бизнеса, для которых временные затраты на организацию внутренней логистики с каждым днем все более существенны.

Крупным компаниям логистический аутсорсинг становится необходим, когда приходит понимание, что достичь максимальной эффективности можно только за счет снижения себестоимости.

В то время как своя логистика часто является для нее тяжелым бременем. Ведь служба логистики со своими складами и автопарками нуждается в содержании круглый год, загружена она или нет – не имеет значения.

В обязанности логистической компании входит:

  • Доставка груза в любую точку мира или из любой точки мира, зачастую используются так называемые «интермодальные перевозки», с помощью которых можно доставлять груз получателю через несколько границ, используя различные виды транспорта, при этом задействован будет лишь один перевозочный документ. От грузовладельца в этом случае требуется лишь заключить договор с логистической компанией.
  • Оформление груза клиента на таможне. Ведь есть разница, когда с таможенным законодательством да и самой таможней по несколько раз в месяц сталкивается один на один брокер. И когда все вопросы, связанные с таможенным оформлением берет на себя фирма, которая на постоянной основе работает с этой госслужбой.
  • Прием на хранение груза клиента на своих складах. Здесь важно отметить, что логистическая компания не только хранит у себя на складах груз клиента, но и может его накоплять, проверять на наличие брака, вести учет и т. д.
  • Страхование груза и его страховое сопровождение в течение всего цикла поставки, а в случае нанесения ущерба – организация выплаты страховой суммы.
  • И конечно же, логистическая компания в любой момент по запросу клиента может предоставить информацию о грузе независимо от того, где он находится в данный момент и что с ним происходит.

И это лишь неполный список услуг, представленный сегодня на рынке логистическими компаниями. При помощи аутсорсинга можно решить проблему, связанную с контролем и ответственностью. Руководитель компании для оптимальной работы должен сосредоточиться на своей главной задаче и не заниматься вопросами постоянного контроля собственной службы логистики. Совершенно другое дело – аутсорсинг, ведь есть четко прописанный контракт, согласно которому груз Х необходимо доставить в город Y за такой-то промежуток времени. В случае просрочки будут накладываться штрафные санкции. Такую схему очень легко проконтролировать.

Менеджеры-логисты торговых компаний считают «внешние услуги» слишком дорогими, используют личный автотранспорт либо задействуют в качестве перевозчиков автотранспортные предприятия. Напротив, менеджеры логистических компаний подобные заявления воспринимают спокойно. Во-первых, потому что напрасно ожидать объективности от людей, чье материальное благосостояние может пострадать при привлечении фирмой аутсорсинга логистики. Во-вторых, если, к примеру, логист фирмы, с которой заключен контракт, сорвет поставку, он обязан будет заплатить штрафные санкции, а в то время как с автотранспортными предприятиями все иначе, так как у них разная степень обязательств перед клиентом. В- третьих, естественно, цена равняется сервису. Разве могут услуги, скажем, по отслеживанию внешнеэкономических грузов стоить дешево? В-четвертых, закономерно, что клиенты, заключающие разовые контракты, платят дороже тех клиентов, которые подписывают, к примеру, контракт на три года.

Что же настораживает современного руководителя в аутсорсинговой компании?

  • В первую очередь, это страх потерять контроль и доверить постороннему лицу свои коммерческие тайны.
  • Непрозрачность рынка и отсутствие интереса в поисках лучшего решения.
  • Сложность подсчета затрат на логистику и сопоставление их с предложениями аутсорсинга.
  • Неразвитая логистическая инфраструктура в нашей стране, которая тормозит реализацию новых логистических технологий.

Если вы решили прибегнуть к услугам логистической компании, нужно для начала оценить ситуацию, чтобы понимать ее нынешнее положение и наметить ориентиры дальнейшего ее продвижения.

При подготовке проекта по переходу компании на логистический аутсорсинг вы должны определиться с ответами на такие вопросы, как цели фирмы, этапы перехода на аутсорсинг и задачи на каждом из этапов; просчитать экономическую выгоду в перспективе в пересчете на один год, два и так далее; какие затраты понесет компания на реализацию данного проекта; сроки реализации его от начала до конца; подготовить список показателей, согласно которым вы сможете оценить эффективность работы аутсорсера и т. д.

На следующем этапе необходимо подыскать логистического оператора. Публично заявив о своем намерении перейти на логистический аутсорсинг, вы тем самым привлечете поставщиков данных услуг, и вам необходимо будет только выбрать из предложенных вариантов тех, кто наиболее будет соответствовать вашим требованиям.

Продумайте все на перспективу и подбирайте не только основного оператора, но и резервного. Основной оператор оценит всю цепь поставок посредством единой информационной платформы при помощи стандартизованного документооборота. В результате вы получите возможность самостоятельно управлять доходами компании, если передадите логистическому оператору непрофильные функции. Таким образом, проблема выбора состоит в том, чтобы понять, какие именно функции целесообразнее будет передать в руки профессионалов, а с какими фирма вполне может справиться своими силами. Правильно расставить акценты могут только специалисты, которые досконально знают специфику предприятия, историю его развития, нынешние проблемы и в курсе основных направлений развития логистики и новаторств данной отрасли.

Мирослава Бульботко, ассистент менеджера по транспортной логистике

ООО «Оптимальные логистические системы»